Privacyverklaring van Hostera

Google API Services User Data

Hostera's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Hostera accesses Google Calendar data only after an authorized restaurant administrator explicitly connects a Google account. Hostera uses this access solely to allow the restaurant to select a calendar and to create, update and delete calendar events corresponding to Hostera reservations. Sections 4.1–4.11 below describe the access, use, storage, sharing, protection, retention and deletion of Google user data in detail.

1. Verantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor Hostera is Hostera (de organisatie achter hostera.nl). Voor privacyvragen, verzoeken tot inzage of verwijdering kun je terecht via onze contactpagina.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor bezoekers van hostera.nl, restaurants die de Hostera-applicatie gebruiken, hun teamleden, en gasten van wie gegevens in Hostera worden vastgelegd (bijvoorbeeld bij een reservering). Specifieke Google-gebruikersgegevens gelden alleen als een restaurant de optionele Google Calendar-koppeling inschakelt.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe Hostera wordt gebruikt, kunnen wij onder meer verwerken:

• Account- en teamgegevens van restaurantgebruikers (naam, e-mail, inlog- en autorisatiegegevens).
• Reserveringsgegevens (datum/tijd, groepsgrootte, gastnaam, contactgegevens, notities, tafeltoewijzing).
• Technische gegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken (zoals sessiecookies). Analytics-cookies alleen met toestemming; zie ons cookiebeleid.
• Google-gebruikersgegevens als een restaurant Google Calendar koppelt, zoals in sectie 4 beschreven.

4. Google-gebruikersgegevens (Google Calendar)

Hostera is een reserveringsapplicatie voor restaurants. De Google Calendar-koppeling is optioneel en eenzijdig: Hostera blijft de bron van waarheid. Nieuwe, gewijzigde en geannuleerde Hostera-reserveringen kunnen naar de gekozen Google-agenda van het restaurant worden gestuurd. Wijzigingen die iemand in Google zelf maakt, komen niet terug naar Hostera.

4.1 Welke Google-gebruikersgegevens Hostera opvraagt (access)

Alleen nadat een bevoegde restaurantbeheerder in Hostera (Instellingen → Integraties) op “Koppelen met Google” klikt en via Google OAuth toestemming geeft, vraagt de Hostera-applicatie Google om toegang tot:

• Het e-mailadres of de identifier van het gekoppelde Google-account, zodat het restaurant in Hostera kan zien welk account is verbonden.
• Een lijst van agenda’s waarop dat Google-account mag schrijven (Google-scope calendar.calendarlist.readonly), zodat het restaurant de juiste agenda kan kiezen.
• Toestemming om agenda-events aan te maken, te wijzigen en te verwijderen (Google-scope calendar.events). Hostera gebruikt dat om Hostera-reserveringen als Google-agenda-items te zetten, bij te werken, of bij annulering te verwijderen.
• Geen andere Google-producten. Hostera leest geen Gmail, Drive, Contacts of bestaande agenda-afspraken om daaruit reserveringen te importeren. We vragen geen extra Google-scopes buiten de Calendar-koppeling.

4.2 Hoe Hostera Google-gebruikersgegevens gebruikt (use)

We gebruiken Google-gebruikersgegevens uitsluitend om de door de gebruiker gevraagde Google Calendar-functie in Hostera te leveren en te verbeteren, namelijk:

• Agenda’s tonen zodat het restaurant een doelagenda kan kiezen.
• Hostera-reserveringen synchroniseren naar die agenda (aanmaken, bijwerken, verwijderen bij annulering) en mislukte synchronisaties later opnieuw proberen.
• In een agenda-event kunnen reserveringsgegevens staan die al in Hostera staan (bijvoorbeeld gastnaam, groepsgrootte, telefoon, tafel, opmerking), volgens de eventopmaak die het restaurant zelf instelt.

4.3 Wat we opslaan (storage)

Per restaurant slaan we op: een versleutelde Google refresh token, een identifier of e-mail van het gekoppelde Google-account, de gekozen calendarId/agendanaam, of synchronisatie aan staat, eventopmaak-templates, en eventueel een laatste foutmelding. Access tokens bewaren we alleen tijdelijk in het geheugen om de Google Calendar API aan te roepen; we sturen Client Secret, refresh tokens of access tokens niet naar de browser en loggen ze niet.

4.4 Beveiliging van gevoelige Google-gegevens (protection)

Er gelden beveiligingsprocedures om de vertrouwelijkheid van Google-gebruikersgegevens te beschermen. Refresh tokens staan in onze PostgreSQL-database en worden versleuteld met ASP.NET Data Protection. Toegang tot Hostera is beperkt tot ingelogde gebruikers met restaurantrechten (capacity.view / capacity.edit). Communicatie met Google en met Hostera verloopt via HTTPS. We gebruiken encryptie om deze tokens en de verbinding te beschermen.

4.5 Delen, doorgifte of openbaarmaking (share / transfer / disclose)

Hostera verkoopt Google-gebruikersgegevens niet. We dragen die gegevens niet over aan derden voor andere doelen dan het leveren of verbeteren van de Calendar-functie. In het bijzonder:

• We delen Google-tokens of agenda’s van restaurant A niet met restaurant B, niet met adverteerders, niet met databrokers en niet met information resellers.
• We sturen agenda-events naar Google namens het restaurant, omdat de gebruiker die synchronisatie zelf heeft ingeschakeld. Google verwerkt die events volgens het privacybeleid van Google.
• Hosting- en infrastructuurpartijen (bijvoorbeeld database- en serverhosting) kunnen gegevens verwerken namens Hostera, alleen om de dienst te laten draaien, onder passende verwerkersafspraken.
• We kunnen gegevens bekendmaken als de wet dat verplicht, of om onze rechten te beschermen. Verder alleen met toestemming van de gebruiker.

4.6 Bewaartermijn (retention)

Google refresh tokens, account-identifier, agenda-keuze en eventopmaak bewaren we zolang de koppeling actief is, of zolang nodig is om de gevraagde Calendar-functie te leveren. Tijdelijke access tokens bewaren we niet langer dan nodig voor API-aanroepen. Reserveringsgegevens in Hostera (los van Google) bewaren we zolang het restaurant Hostera gebruikt, of tot een geldig verwijderingsverzoek, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.

4.7 Verwijdering (deletion)

Een restaurantbeheerder kan de Google-koppeling in Hostera verbreken (Instellingen → Integraties → Verbinding verbreken). Dan trekken we het Google-token in (voor zover Google dat toestaat) en wissen we de lokale Google-autorisatie van dat restaurant (refresh token, account, agenda-koppeling). Bestaande events in Google Calendar worden daarbij niet automatisch gewist. De beheerder kan de toegang ook intrekken in het Google-account onder “Derde partijen met toegang tot je account”. Voor overige verwijdering van Hostera-gegevens: gebruik onze contactpagina; we reageren binnen de wettelijke termijnen. Wanneer de bewaartermijn verloopt, verwijderen of vernietigen we de betreffende gegevens.

4.8 Wat we niet doen

• We gebruiken Google Calendar niet als bron voor beschikbaarheid in Hostera.
• We gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor gerichte, gepersonaliseerde, retargeted of interest-based advertenties, niet voor remarketing, niet om kredietwaardigheid te bepalen, niet voor leningen, en niet om databases te bouwen voor andere doelen.
• We verkopen Google-gebruikersgegevens niet aan derden of databrokers.
• We lezen bestaande Google-agenda’s niet om daaruit reserveringen te importeren. Disconnect verwijdert bestaande Google-events niet; alleen de Hostera-koppeling en tokens worden beëindigd.
• We gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor doelen die buiten het leveren of verbeteren van de Calendar-functie in Hostera vallen.
• We dragen Google-gebruikersgegevens niet over aan derden voor advertenties, databrokers of het trainen van algemene AI/ML-modellen.

4.9 AI- en machinelearning-gebruik

Hostera gebruikt Google-gebruikersgegevens die via Google APIs (waaronder Google Calendar / Google Workspace APIs) zijn verkregen niet om algemene, niet-gepersonaliseerde AI- of machinelearningmodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. De optionele AI-functies van Hostera (zoals het reserveringsgesprek) gebruiken restaurantinstellingen en reserveringsgegevens in Hostera, niet Google Calendar-tokens of Google-agendagegevens om zulke modellen te trainen.

4.10 Beperkt gebruik (Google Limited Use)

Google-gebruikersgegevens die we via de Google APIs ontvangen, gebruiken we alleen om de door de gebruiker gevraagde Calendar-functies van Hostera te bieden en te verbeteren, in lijn met het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen.

4.11 Koppeling verbreken of toestemming intrekken

De Google-koppeling berust op toestemming via Google OAuth. Die toestemming kun je intrekken door in Hostera te disconnecten, of via je Google-account. Daarna heeft Hostera geen toegang meer tot dat Google-account of die agenda.

5. Rechtsgrond (overige Hostera-gegevens)

Restaurant- en gastgegevens verwerken we om de Hostera-dienst uit te voeren (overeenkomst) en, waar nodig, op basis van gerechtvaardigd belang of wettelijke plicht. De Google-koppeling berust op toestemming; die kan worden ingetrokken zoals in sectie 4 beschreven.

6. Doorgifte buiten de EU

We gebruiken hosting- en infrastructuurpartijen om Hostera te draaien. Als Google Calendar is gekoppeld, worden events naar Google gestuurd; Google kan gegevens buiten de EU verwerken. Zie ook de Google Privacy Policy. Analytics-tools (Google Analytics, Microsoft Clarity) laden we alleen na cookie-toestemming; dat is los van de Calendar-API-koppeling.

7. Jouw rechten

Onder de AVG kun je onder meer inzage, correctie, verwijdering, beperking en dataportabiliteit vragen, en bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Restaurantgebruikers beheren hun Google-koppeling in Hostera. Voor overige verzoeken, waaronder verwijdering van Google-autorisatiegegevens: contact. We reageren binnen de wettelijke termijnen.

8. Cookies

Hoe we cookies gebruiken staat in ons cookiebeleid.

9. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring bijwerken als de dienst of de wet wijzigt, of als Hostera Google-gebruikersgegevens op een andere manier gaat gebruiken. De datum bovenaan deze pagina geeft de laatste wijziging aan. Bij een wezenlijke wijziging in het gebruik van Google-gegevens werken we deze pagina bij voordat die wijziging ingaat.